Dentro de la empresa, cualquier idea de innovación pasa por la materialización mediante la planificación y proyectos.
Los métodos de planificación y gestión de proyectos de sistemas son comunes a cualquiera de las áreas en la que se desarrollen o afecten.
Realizar un adecuado plan de sistemas aumenta la productividad, reduce los costes e implica una ventaja competitiva.
Para alcanzar el éxito en el plan de sistemas es necesario:
Marcar unos objetivos.
Definir a los participantes.
Tener en cuenta el momento de realización.
Important
Se puede definir la planificación de los sistemas de información como un instrumento para definir las bases de los futuros sistemas de información, desde la situación actual y de los objetivos perseguidos. Por lo tanto, la planificación debe tener en cuenta la cultura de la organización, las necesidades y la evolución y perspectiva tecnológica.
Marco conceptual:
Surge problema.
Se estudian intentos previos.
Se buscan alternativas.
Se aplican los cambios.
Se evalúan efectos.
Se ajusta estrategia.
Se elaboran diferentes escenarios, con ventajas y riesgos para cada una de las soluciones y se elabora un plan de acción, que tiene en cuenta los recursos necesarios para ejecutar el plan de sistemas.
Important
Tecnología: Las tecnologías de la información debido al papel, cada vez más, protagonista en la evolución de las empresas. Esto se traduce en aumento de productividad para desarrollo de productos, creciente autonomía de los usuarios o mejora en el seguimiento de los proyectos.
Costes: La reducción de costes supone la mejora en la competitividad y, en ocasiones, la supervivencia de la propia empresa. De esta manera, se pueden eliminar elementos o procesos repetitivos, agilizarlos o minimizar los riesgos.
Diferenciación: La diferenciación respecto a la competencia, mediante la suma de valor añadido a los productos o servicios desarrollados, puede ser materializada con agilidad de reacción, mejora en la relación con el cliente o personalización de los servicios o productos ofrecidos.
Important
Un plan debe incorporar:
Directrices de desarrollo en sistemas de información a corto y medio plazo.
Los medios necesarios para llevar a cabo esas directrices, con una estimación de costes.
Impacto de las propuestas, teniendo en cuenta tanto las ventajas como los riesgos.
Important
Podemos dividir el plan en fases, etapas y tareas a partir de la definición formal de las mismas.
De una forma general, toda planificación de sistemas de información debe pasar por las fases de:
Preparación y comprensión de la organización:
Lanzamiento del plan de sistemas, delimitando campo de estudio y elección del equipo.
Conocimiento de la empresa, estructura organización y recolección de información.
Desvelar la situación del entorno competitivo para determinar amenazas, oportunidades o ventajas.
Estudio de la situación actual en SI/TI:
Análisis de la situación: entrevistas por departamentos, síntesis, validación y opinión.
Redacción y validación de la documentación anterior.
Comparación entre lo que necesitamos y lo que tenemos (GAP) marcando el punto de partida.
Formulación y construcción de escenarios:
Diseño de soluciones a nivel organizativo y técnico a partir de una búsqueda general.
Elaboración de escenarios con la definición de los mismos.
Presentación de procesos, aplicaciones y arquitectura necesaria para cubrir el GAP.
Plan de acción:
División de los proyectos, tareas e impactos en función de las acciones.
Calendario y secuencia de actividades, priorización de las mismas, dependencias y prelaciones.
Definición de cómo gestionar el cambio mediante modelos de implantación.
Para llevar a cabo el seguimiento y las comprobaciones del plan de sistemas que se ha elaborado, es necesario asegurarse de que está siendo aplicado correctamente.
Con evidencias preestablecidas, se determina a lo largo del tiempo si se han eliminado los problemas detectados.
Las evidencias deben ser medidas a través de indicadores concretos:
Los objetivos marcados anteriormente son válidos.
Las fechas planificadas en el plan de acción están siendo respetados.
Los costes se mantienen en consonancia con lo presupuestado.